タイムスタンプ

スキャナ保存の承認申請に必要な書類

関連するファイルのダウンロードはこちらになります。

国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請の書き方

※記入ファイル「6008.pdf」と記入例「6008_kisairei.pdf」を用意してください。

1承認を受けようとする国税関係書類の種類、書類の保存に代える日及び保存場所等
記入例を参考に税理士、会計士の方に確認し、記入してください。

入力方式は、以下を参考に「業務」「速やか」「適時」を選択してください。
領収書など、スマートフォンによる読み取りを行う場合には、「受領者等による読取」を「あり」にチェックをしてください。

2~4 記入条件を確認してください。記入が必要な会社は、ご記入ください。

5承認を受けようとする国税関係書類に記載されている事項を電磁的記録に記録する装置及び電子計算機の概要
記録をする場所になるので、kintoneのシステムを記載することになります。
また、データのバックパップを行う場合は以下のようにkBackupと記載いたします。
スキャナについては、解像度は200dpi、カラーは256階調(カラー24bit)以上で読み取りができる機器を記入してください。
スマートフォンの記載については、主に利用する機種だけ記入してください。

6財務省令に定める要件を満たすためにとろうとする措置

(1)2項目を確認し、チェックをしてください。
(2)-1事業者の名称 「セイコーソリューションズ株式会社」と記載してください。タイムスタンプの種類等の3項目を確認し、チェックをしてください。
(2)-2スマートフォンによる電子保存をする場合は、こちらの1項目を確認し、チェックをしてください。
(3)2項目を確認し、チェックをしてください。
(4)2項目を確認し、チェックをして以下のように記入してください。

(5)1項目を確認し、チェックをしてください。
(6)-1社内規定を作成する必要があります。3項目をチェックして、最下部の「スキャナ保存の承認に必要な規定」を参考に作成してください。
小規模事業者の特例を適用する場合は、チェックが不要です。
(6)-2小規模事業者の特例を適用する場合は、2項目をチェックします。
(7)1項目を確認し、御社で行う管理番号をチェックをしてください。
(8)5項目を確認し、チェックをしてください。
(9)上部の「次の書類を備え付ける」をチェックしてください。
①システムの概要を記載した書類
「システム全体」をチェックして、ダウンロードした「system.pptx」を参考にして作成ください。
③システムの操作説明書
「システム全体」と「検索機能」をチェックして、ダウンロードした「kintone.pdf」を保管してください。 ※最新のファイルは、こちらにございます。
「スキャナ装置」をチェックして、各機器の説明書もしくはホームページから操作説明書をダウンロードして保管してください。
「訂正削除管理機能」「タイムスタンプ」をチェックして、ダウンロードした「timestamp.pdf」を保管してください。
④電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類(又は処理委託契約書)及び電磁的記録の保存に関する事務手続を明らかにした書類 「電子計算機処理」と「電磁的記録の保存」 をチェックして、ダウンロードした「LI_cybozucom.pdf」を保管してください。
「 契約書(タイムスタンプ) 」をチェックして、ダウンロードした「timestamp_terms.pdf」を保管してください。
(10)3項目を確認し、チェックをしてください。
検索の条件として設定することができる記録項目は、作成したkintoneアプリからできる項目を記入例「6008_kisairei.pdf」を参考にチェックして下さい。

7その他参考となる事項
スマートフォンによる読み取りを行う場合には、以下を記載をします。
「5 承認を受けようとする国税関係書類に記載されている事項を電磁的記録に記録する装置及び電子計算機 の概要」に記載しているスマートフォンについては主要なものを記載しています。

スキャナ保存の承認に必要な規定

(6)各事務の適正な実施の確保に関する措置(※)(第3条第5項第4号)
次の事項に関する規程を定めるとともに、これに基づき各事務を処理している。

この記載があるため、以下の3つの規程、細則を作成する必要があります。

  • 適正事務処理規程
  • 事務分掌細則
  • スキャナによる電子化保存規程

国税庁で用意しているサンプル「A63.pdf」とサイボウズスタートアップス社の「cstap-rules1609.docx」を参考に御社の社内ルールに基づき作成いただく必要があります。

また「A63.pdf」には、以下の検査報告書もありますので、チェックしてください。

  • 検査報告書(経理事務用)
  • 検査報告書(営業事務用)
  • 事務処理不備報告書